Erger je je aan een voorval en heb je er last van? Breng het ter sprake! Een flinke ergernis maakt ons hoofd veel drukker dan andere dingetjes. Het enige wat je helpt is het op tafel te brengen. Het gebeurt veel te weinig ! Lees hoe je dat netjes doet..
STAP 1
Wees specifiek: benoem het feit of het concrete gedrag.
Voorbeeld: Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten. Deze feed back is specifiek (gisteren bij klant X), je beschrijft het gedrag (een kwartier te laat komen) en je benoemt een feitelijke neutrale waarneming.
STAP 2
Beschrijf wat het gedrag met je doet zonder te oordelen. Voorbeeld: 'Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik voelde me hierdoor heel geirriteerd.'
Verwar deze stap niet met: 'ik vind' want dat is een waardeoordeel en dat kan weerstand oproepen.
Dus niet: gisteren hadden we een afspraak met klant X, we hebben een kwartier op je moeten wachten en ik vind dat irritant.'
STAP 3
Breng de boodschap vanuit jezelf! Geef alleen feedback wanneer je ZELF iets hebt waargenomen.
Niet:
Betrek er geen verhalen bij van derden. Hiermee voorkom je dat de ontvanger in de verdediging schiet en zich afvraagt wie er over hem heeft 'geroddeld'.
STAP 4
Kies voor de juiste timing. Geef feedback wanneer je zelf rustig over de situatie bent. Maar wacht ook niet te lang met de ander aan te spreken, zodat hij of zij zich het specifieke voorval nog kan herinneren! En zorg voor een geschikt moment.
Niet doen
Dus niet 5 minuten voor de aanvang van een vergadering, vlak voor een andere afspraak of op het moment van naar huis gaan. Neem de ander even apart om op een rustige plek te praten.
STAP 5
Geef de ander de gelegenheid te reageren. Het 'hoge woord' is eruit. Dat lucht op. Maar nu komt de belangrijkste fase: vraag of de ander je heeft begrepen en hoe hij zelf het voorval heeft ervaren. Licht je voorbeeld zonodig toe met aanvullende concrete feiten (stap 1). En durf om een reactie te vragen. Bijvoorbeeld; ' Gisteren hadden we een afspraak met klant X, je kwam een kwartier te laat en ik voel me hierdoor niet serieus genomen. Begrijp je wat ik bedoel??'
STAP 6
Zoek samen naar oplossingen. Als de ontvanger je feedback begrijpt kunnen jullie op zoek gaan naar oorzaken en oplossingen. Stel open vragen (vragen die beginnen met: wie, wat, hoe, welke) om te verkennen wat de oorzaken zijn van zijn gedrag en maak duidelijk dat je de ander graag wilt helpen.
Niet doen
Vertel hem niet wat hij moet doen! maar laat hem zelf met de oplossing komen.
Vraag: wat gaat hij nu anders doen? Alleen dan komt er verandering!
TOT SLOT
Oefen dit vaak!
Begin met positieve feed back . Geef dagelijks een compliment aan een ander op deze manier!
Negatieve feedback is niet veel moeilijker, als je deze stappen maar volgt!